Cách quản lý thời gian hiệu quả theo EisenHower | HatBuiNho

Mỗi người đều có thời gian như nhau, và cách mà chúng ta sử dụng thời gian ảnh hưởng rất nhiều đến tương lai của chúng ta. 
Các bạn có thể xem trong clip hoặc đọc nội dung bên dưới:

Nếu chúng ta quản lý thời gian không tốt, cuộc đời chúng ta sẽ có những lúc rối như mớ bòng bong. Đó là khi mà rất nhiều việc cùng ập đến một lúc và chúng ta không trở tay kịp. Thường đi kèm theo đó là tình trạng mất phương hướng hoang mang lo lắng.
Còn nếu như quản lý thời gian tốt, chúng ta sẽ dễ dàng thành công hơn, biết được cái gì quan trọng, cái gì không để sống một cuộc đời có ý nghĩa hơn, thành công hạnh phúc hơn.
Vậy làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?
Bước thứ 1: Chấp nhận từ bỏ những việc lãng phí thời gian.
Nếu là sinh viên, chúng ta sẽ thường lãng phí thời gian theo kiểu này:
Chơi game: 1 tiếng
Xem phim: 1 tiếng
Facebook, đọc báo: 2 tiếng
Tổng cộng mỗi ngày chúng ta mất hết 4 tiếng, mỗi năm mất 4×365=1460tieng=2 tháng. Vậy 4 năm đại học sẽ mất 8 tháng. Nếu thời gian đó mà dùng để học tiếng Anh thì chỉ cần 1 hay 2 năm thôi là có sự khác biệt rất lớn. 
Nếu là người đi làm thì có giảm lại còn 2 tiếng. Tương đương với 1 tháng mỗi năm. Trong vòng một tháng có thể học để nâng cao trình độ hoặc làm rất nhiều việc khác.
Sẽ có bạn nói rằng không đọc báo, lướt facebook thì sao biết tin tức? Nhưng thực tế chúng ta không cần nhiều thời gian đến thế để đọc tin tức. Nếu bạn không tin, bạn hãy note lại những tin tức bạn đọc trên facebook mỗi ngày. Sau đó ngồi chiêm nghiệm lại bao nhiêu % tin tức đó hỗ trợ cho sự thành công của bạn. Đương nhiên là mình không nói bỏ luôn facebook, mình chỉ nói là sử dụng facebook sao cho hiệu quả hơn, mình sẽ nói ở cuối clip.
Cũng sẽ có bạn nói rằng xem phim, chơi game để giải trí. Nhưng tại sao lại chọn nó trong khi có những hình thức giải trí vừa giúp giải trí vừa giúp ích cho thành công sau này. Hình thức đó chính là chơi thể thao. Vì sao? Đó là vì khoa học đã chứng minh chơi thể thao giúp chúng ta:
1. Cải thiện trí nhớ.
2. Giảm lo âu, căng thẳng.
3. Tăng năng suất làm việc.
4. Tăng sự tự tin.
5. Giúp trẻ hóa não bộ.
Đương nhiên mình không nói bỏ luôn việc xem phim, chơi game. Có những bộ phim rất có giá trị cần phải xem, và cũng có 1 số game chuyên để học tiếng anh cũng tốt. Mình sẽ nói ở cuối clip.
Bước thứ 2: Áp dụng phương pháp EisenHower.
Đây là phương pháp do tổng thống Mỹ thứ 34 Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc dày đặc của ông bằng cách dùng ma trận để sắp xếp công việc.
Ma trận này chia công việc của ra thành 4 cấp độ:
Ưu tiên 1: Những việc Quan trọng, khẩn cấp
Ưu tiên 2: Những việc Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Ưu tiên 3: Những việc Không quan trọng mà lại khẩn cấp
Ưu tiên 4: Những việc Không quan trọng và cũng không khẩn cấp
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên chúng ta cần trả lời 2 câu hỏi:
  1. Việc này có quan trọng không?
  2. Nó có khẩn cấp không?
Ví dụ:
Ưu tiên thứ 1 – Những việc Quan trọng và khẩn cấp
Những việc này phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:
Những việc xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
Những việc đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…
Những việc do trì hoãn, lười, để tới sát hạn chót mới làm: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm tối thiểu bằng cách chuyển chúng sang mục ưu tiên thứ 2.
Ưu tiên thứ 2 – Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Chúng ta cần dành nhiều thời gian cho những việc này. Vì chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để đạt được mục tiêu mong muốn. Ví dụ:
  • Ôn thi.
  • Đọc sách
  • Học tiếng anh
  • Tập thể dục
  • Thiền định
Khi chúng ta đang làm việc ưu tiên thứ 2 mà có việc ưu tiên thứ 1 xuất hiện thì hãy làm việc ưu tiên thứ 1. Xong rồi thì quay trở lại làm tiếp việc ưu tiên 2. Đừng để trì hoãn sang hôm sau!
Nhóm ưu tiên thứ 3 – Những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp chúng ta tiến gần đến mục tiêu chút nào. Nhưng lại khẩn cấp, và chúng ta khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng.
Ví dụ:
  • Cuộc gọi không quan trọng từ một người lâu ngày không gặp.
  • Tin nhắn tán gẫu từ đám bạn.
Chúng ta hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn không quan trọng một cách lịch sự.
Ưu tiên thứ 4 – Những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp
Chỉ nên dành dưới 5% thời gian của chúng ta cho ưu tiên 4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Ví dụ:
  • Check Facebook
  • Xem video giải trí trên Youtube
  • Xem các chương trình giải trí trên TV
  • Xem Phim
Khi muốn làm 1 việc thuộc nhóm ưu tiên thứ 4 hãy tự hỏi câu hỏi sau: Làm những việc đó có thật sự có ích cho bản thân hay người khác hay không? 
Vì bộ não chúng ta luôn có xu hướng chọn những gì đem lại sự thoải mái dễ chịu ngay trước mắt. Nên  khi trả lời câu hỏi này, chúng ta dễ rơi vào tâm lý cố tình biện hộ như:
Chơi game có thể học tiếng anh. Nhưng sự thật là: Chơi game có thể giúp học được vài từ mới, nhưng không thể biết được cách phát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không… 
Và nếu nếu so sánh 1 giờ chơi game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn.
PHÂN BỐ THỜI GIAN các ưu tiên:
Ưu tiên thứ 1: ~15% – 20%
Ưu tiên thứ 2: ~60% – 65%
Ưu tiên thứ 3: ~10% – 15%
Ưu tiên thứ 4: < 5%
GHI CHÉP
Chúng ta nên ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại. Khi làm xong việc nào, hãy đánh dấu tích vào. 
Cảm giác hoàn thành công việc giúp chúng ta thấy thư giãn và có động lực để làm những việc tiếp theo.
CÔNG CỤ HỖ TRỢ
Bạn có thể dùng các ứng dụng dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp
Android:
Ứng dụng này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả. Ứng dụng này đã hỗ trợ tiếng Việt nên các bạn có thể tự tìm hiểu thêm.
iOS:
Eisenhower App
Bước 3: Linh hoạt trong quản lý thời gian.
Linh hoạt không phải là dễ dãi mà là tùy vào hoàn cảnh để thay đổi cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Sao cho không quá căng thẳng cũng không quá rảnh rỗi. Dấu hiệu để biết có vừa sức hay không là có thực hiện lâu dài được không. Nếu áp dụng trong 1 tuần mà thấy căng thẳng thì giảm
bớt việc trongưu tiên 2, còn thấy dễ quá thì tăng việc ở ưu tiên 2 lên.
Ví dụ:
Xem phim tiếng anh được xếp vào:
Ưu tiên thứ 2 Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng. 
Nhưng xem phim tiếng anh phải được xếp vào ưu tiên thứ 4 khi chỉ muốn giải trí và đang có 1 đống bài tập đang chờ.
Việc giải trí là cần thiết, nhưng chúng ta cần tránh các loại giải trí gây nghiện. Dấu hiện của việc nghiện là khi muốn bỏ nhưng bỏ không được thì gọi là nghiện.
Chúng ta có thể tự thưởng cho mình vài giờ xem 1 bộ phim ý nghĩa nào đó khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng… Quan trọng nhất vẫn là đừng sa đà vào nó.
Cuối cùng, mình xin chia sẽ cách sử dụng facebook, youtube hiệu quả hơn:
Thứ 1: Lọc những follow friend, chỉ follow 5-8 người bạn thân nhất.
Thứ 2: Lọc fanpage đã like, chỉ giữ lại 3 fanpage có nội dung giúp mình phát triển bản thân tốt lên và 1 fanpage tin tức quan trọng, 1 fanpage hài hước. 
Thứ 3: Hủy đăng kí tất cả các kênh Youtube chỉ giữ lại 5 kênh thấy bổ ích nhất.
Chúc các bạn quản lý thời gian hiệu quả để thành công và hạnh phúc hơn.
Hãy đăng ký để theo dõi clip mới nhất, đừng quên like share nếu bạn thấy hữu ích.

Add Comment

%d bloggers like this: